Masih berkaitan dengan tulisan kemarin tentang perbedaan dokumen asli, terkendali, tidak terkendali, dan kadaluarsa (BACA DISINI), tulisan ini saya buat sekedar untuk membagikan pengalaman saja.
Idealnya, format laporan itu harus konsisten dan sebaiknya template sama jadi pemberkasan selalu terlihat rapi dan seragam. Template yang dipakai tahun ini, logikanya, tidak dituntut harus 'berinovasi' jadi berbeda dengan template tahun lalu. Laporan itu kan yang penting isinya, toh masalah poin-poin pembagian bab kan tidak mungkinlah jadi jauh berbeda hanya karena berganti kepemimpinan.
Tapi nyatanya di lapangan, kalau disuruh pakai template baru, ya harus pakai template baru. Kalau ada atasan yang menyuruh saya mengerjakan laporan dengan menggunakan format dari beliau, ya saya kan manut saja.
Jadi, mengapa harus rapi dan seragam?
Kerapian menunjukkan bahwa pengumpulan setiap berkas yang dipakai sudah terdata dan disusun sesuai aturan identifikasi dokumen (penamaan berkas, penomoran berkas, tanggal pembuatan berkas, tanggal pengesahan berkas bila ada, penulis berkas, dll). Keseragaman menunjukkan bahwa setiap berkas sudah dikelompokkan sesuai jenisnya, fungsinya, dan sesuai masa retensinya.
Kerapian dan keseragaman tentu mempermudah apabila terjadi
pergantian personil yang bertugas sebagai Pengendali Dokumen mudah untuk melanjutkan
pekerjaan sebelumnya, apalagi orang baru seperti saya.
Waktu saya ditempatkan didalam tim Pengendalian Dokumen di sebuah proyek, baik dokumen asli dan dokumen terkendali diberi stempel basah dan tanda tangan basah. Mungkin karena proyek PUPR kali ya, dokumen terkendali tetap harus dibubuhi tanda tangan basah juga agar terlihat lebih resmi.
Jadi, ketika dokumen asli sudah fixed dan tidak ada revisi-revisi lagi, maka sudah diperbolehkan untuk di-print dan dijepit rapi supaya bisa menghadap untuk meminta stempel ASLI basah. Setelah mendapat stempel ASLI, maka sudah diperbolehkan untuk difotokopi sebanyak yang dibutuhkan dan masing-maisng sudah harus dijilid rapi supaya bisa menghadap kembali untuk meminta stempel COPY basah.
Selanjutnya, dokumen asli dan dokumen-dokumen kopi ini diserahkan kembali ke tim teknis PU dan menunggu untuk mendapatkan tanda tangan basah dari pihak-pihak pengesahan.
Setelah semuanya beres, barulah dokumen asli dan dokumen-dokumen kopi ini saya serahkan secara formal ke P.O (Project Officer) untuk lembar Tanda Terima Dokumen bahwa laporan-laporannya sudah diserahkan dan diterima oleh PUPR, melalui P.O (Project Officer).
Kemudian, saya menunjukkan Tanda Terima Laporan ini ke bagian administrasi PU dan cukup menyampaikan pernyataan bahwa dokumen-dokumen fisik sudah ada ditangan P.O (Project Officer).
Sekembalinya dari kantor PU, saya akan scan Tanda Terima Dokumen itu untuk backup pribadi sedangkan Tanda Terima Dokumen yang asli berikut dokumen-dokumen lain yang menjadi bagian tanggung jawab jobdesk saya, saya kumpulkan dan saya serahkan ke tim Pengendalian Dokumen. Kalau dokumen-dokumen yang softcopy, biasanya saya kirimkan via aplikasi atau surel.
Untuk dokumen tidak terkendali, biasanya tunggu diminta orang kantor dulu. Biasanya sih, pasti diminta untuk pertinggal di kantor. Jadi sebelum saya serahkan ke P.O, sudah difotokopi dulu 1 rangkap.
Kalau saya sih, misalnya jadi TL (Team Leader), tidak perlu lah hardcopy begitu. Semua sudah serba daring, jadikan arsip digital saja. Tinggal unggah ke internet. Pas butuh, tinggal baca secara daring atau unduh ke komputer masing-masing. Karena pada kenyataannya, tidak akan mungkin dibaca-baca lagi biasanya oleh para staff.
Toh, kontrak sudah selesai, produk fisik sudah jadi, pemeriksaan sudah lewat, jujur saja deh, memang bakal dibaca lagi oleh staff PU-nya, ya kan engga ya...toh ada batas pemeriksaan kadaluarsa juga..
Tapi ya, kerjaan Pengendalian Dokumen itu memang tidak mudah dan tidak bisa dianggap sepele. Sistem Manajemen Mutu memang dipelajari di teknik sipil (disebutkan di kuliah Manajemen Konstruksi dan Perancangan Struktur Bangunan Sipil), namun ini tidak terlalu saya perdalam karena target pertama saya memang Bina Marga spesifikasi jalan dan jembatan (Highway and Bridge Engineering).
Membuat jalan dan jembatan juga tetap butuh manajemen mutu, tapi manajemen mutu itu jobdesk-nya orang lain, saya cukup mengarahkan dan memastikan di lapangan sudah sesuai SOP dan memakai K3.
Sertifikat Keahlian untuk Jalan dan Jembatan memiliki isi modul pembelajaran yang berbeda untuk yang mau mengambil Sertifikat Keahlian ISO. Sertifikat Keahlian ISO itu ada banyak, dan ada 3 yang familiar bagi anak sipil (masih valid hingga tulisan ini dirilis):
ISO 9001:2015 untuk Quality Management System,
ISO 140001:2015 untuk Environmental Management System alias SML,
ISO 45001:2018 untuk Occupation Health and Safety Management System alias SMK3.
Tapi kalau membahas lebih detail, monggo 'gugling' sendiri ya.
No comments:
Post a Comment