Perbedaan Dokumen Asli, Terkendali, Tidak Terkendali dan Kadaluarsa

 

 

 

Sebagai anak teknik sipil, selain buku ajar dan diktat yang harus dipelajari, mengingat isi undang-undang dan surat-surat penting keluaran Pemerintah Indonesia dan Dirjen PUPR itu ibaratnya kayak cemilan. Jadi istilah Dokumen Asli, Dokumen Terkendali, Dokumen Tidak Terkendali, dan Dokumen Kadaluarsa sudah terbiasa saya temukan di berkas-berkas seperti itu.

 

Ada 4 jenis dokumen, antara lain.

 

1. Dokumen Asli

Dokumen awal.

Memiliki tanda tangan basah dari pihak-pihak pengesahan (dibuat oleh, diperiksa oleh, disetujui oleh) dan hanya memiliki 1 stempel yaitu stempel MASTER/ASLI/ORIGIN basah.

 

2. Dokumen Terkendali

Salinan dari dokumen asli yang didistribusikan ke bagian terkait.

Jika salinan yang didistribusikan dalam bentuk digital (softcopy), memiliki 1 stempel yaitu stempel TERKENDALI / CONTROLLED berwarna (karena hasil scanned) dan diberikan keterangan 'Dokumen ini tidak terkendali apabila diunduh'.

Jika salinan didistribusikan dalam bentuk fisik (hard copy), yang benar harus ada 2 stempel yaitu stempel MASTER/ASLI/ORIGIN warna hitam (karena hasil fotokopi) dan stempel TERKENDALI / CONTROLLED basah.

Penetapan status dokumen terkendali dan setiap versinya dikendalikan oleh Pengendali Dokumen, dan setiap dokumen terkendali yang sudah didistribusikan harus memiliki Tanda Terima Dokumen sebagai bukti dokumen tersebut sudah diserahkan dan sudah diterima bagian terkait itu.

Bisa juga kalau Tanda Terima Dokumen mau dijadikan 1 lampiran apabila diijinkan oleh tim teknis.

 

3. Dokumen Tidak Terkendali

Salinan dari dokumen asli yang didistribusikan ke pihak eksternal.

Pihak eksternal adalah pihak luar yang sudah mendapat persetujuan Manajemen Penjamin Mutu untuk mendapatkan salinan ini. Penetapan status dokumen terkendali dan setiap versinya TIDAK DIKENDALIKAN oleh Pengendali Dokumen.

Jika salinan yang didistribusikan dalam bentuk digital (softcopy), memiliki stempel TIDAK TERKENDALI / UNCONTROLLED berwarna (karena hasil scanned).

Jika salinan didistribusikan dalam bentuk fisik (hard copy), memiliki stempel TIDAK TERKENDALI / UNCONTROLLED basah.

Salinan ini maksudnya hasil fotokopian dari dokumen asli yang sudah mendapat tanda tangan pihak pengesahan.

Bisa juga, salinan dimaksudkan hasil fotokopi dari dokumen asli yang sudah mendapat tanda tangan pengesahan dan cap perusahaan.

 

4. Dokumen Kadaluarsa

Dokumen asli dan/atau salinan dari dokumen asli yang sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik dari peredaran.

Dokumen kadaluarsa hanya memiliki 1 stempel yaitu stempel KADALUARSA.

Penarikan dokumen dilakukan oleh Pengendali Dokumen.

Softcopy dan hardcopy dokumen kadaluarsa asli akan disimpan dalam lemari pengarsipan, apabila ada softcopy dan hardcopy dokumen kadaluarsa fotokopi akan dimusnahkan.