Sebagai anak teknik sipil, selain buku ajar dan diktat yang harus dipelajari, mengingat isi undang-undang dan surat-surat penting keluaran Pemerintah Indonesia dan Dirjen PUPR itu ibaratnya kayak cemilan. Jadi istilah Dokumen Asli, Dokumen Terkendali, Dokumen Tidak Terkendali, dan Dokumen Kadaluarsa sudah terbiasa saya temukan di berkas-berkas seperti itu.
Ada 4 jenis dokumen, antara lain.
1. Dokumen Asli
Dokumen awal.
Memiliki tanda tangan basah dari pihak-pihak
pengesahan (dibuat oleh, diperiksa oleh, disetujui oleh) dan hanya memiliki 1 stempel
yaitu stempel MASTER/ASLI/ORIGIN basah.
2. Dokumen Terkendali
Salinan dari dokumen asli yang didistribusikan ke
bagian terkait.
Jika salinan yang didistribusikan dalam bentuk
digital (softcopy), memiliki 1 stempel yaitu stempel TERKENDALI / CONTROLLED berwarna
(karena hasil scanned) dan diberikan keterangan 'Dokumen ini tidak
terkendali apabila diunduh'.
Jika salinan didistribusikan dalam bentuk fisik (hard
copy), yang benar harus ada 2 stempel yaitu stempel MASTER/ASLI/ORIGIN warna
hitam (karena hasil fotokopi) dan stempel TERKENDALI / CONTROLLED basah.
Penetapan status dokumen terkendali dan setiap
versinya dikendalikan oleh Pengendali Dokumen, dan setiap dokumen terkendali
yang sudah didistribusikan harus memiliki Tanda Terima Dokumen sebagai bukti
dokumen tersebut sudah diserahkan dan sudah diterima bagian terkait itu.
Bisa
juga kalau Tanda Terima Dokumen mau dijadikan 1 lampiran apabila diijinkan oleh
tim teknis.
3. Dokumen Tidak Terkendali
Salinan dari dokumen asli yang didistribusikan ke
pihak eksternal.
Pihak eksternal adalah pihak luar yang sudah mendapat persetujuan
Manajemen Penjamin Mutu untuk mendapatkan salinan ini. Penetapan status dokumen
terkendali dan setiap versinya TIDAK DIKENDALIKAN oleh Pengendali Dokumen.
Jika salinan yang didistribusikan dalam bentuk
digital (softcopy), memiliki stempel TIDAK TERKENDALI / UNCONTROLLED berwarna
(karena hasil scanned).
Jika salinan didistribusikan dalam bentuk fisik (hard
copy), memiliki stempel TIDAK TERKENDALI / UNCONTROLLED basah.
Salinan ini maksudnya hasil fotokopian dari dokumen
asli yang sudah mendapat tanda tangan pihak pengesahan.
Bisa juga, salinan
dimaksudkan hasil fotokopi dari dokumen asli yang sudah mendapat tanda tangan pengesahan dan cap perusahaan.
4. Dokumen Kadaluarsa
Dokumen asli dan/atau salinan dari dokumen asli yang
sudah tidak berlaku lagi dan harus ditarik dari peredaran.
Dokumen kadaluarsa hanya
memiliki 1 stempel yaitu stempel KADALUARSA.
Penarikan dokumen dilakukan oleh
Pengendali Dokumen.
Softcopy dan hardcopy dokumen kadaluarsa asli akan
disimpan dalam lemari pengarsipan, apabila ada softcopy dan hardcopy dokumen
kadaluarsa fotokopi akan dimusnahkan.
